مفهوم شیپینگ اوردر چیست – آشنایی با مراحل کلی شیپینگ

شیپینگ اوردر چیست ؟ این سوال برای کسانی که قصد حمل و نقل دریایی محصولات خود را دارند پیش می‌آید. شیپینگ اوردر از دو واژه شیپینگ (Shiping) و اوردر (Order) تشکیل شده است که واژه شیپ به معنی کشتی و اوردر به معنی سفارش یا دستور است. معمولا از شیپینگ اوردر برای حمل و نقل دریایی استفاده می‌شود. در این مطلب از سایت بی‌اس‌ال شیپینگ با موضوع شیپینگ اوردر چیست همراه ما باشد تا اطلاعات بیشتری در این باره بدست آورید.

مراحل شیپینگ اوردر

در ادامه مطلب شیپینگ اوردر چیست مراحل شیپینگ اوردر را به شما می‌گوییم.

مرحله 1

بازاریابی و معرفی سرویس‌های حمل شرکت به مشتریان توسط بازاریاب‌ها به صورت تلفنی و یا حضوری

نکته ۱: بازاریاب‌ها باید برای مشتریان فایلی تهیه می‌کنند و مسیرهای مورد استفاده و نحوه کار هر شرکت و کالای صادراتی شرکت‌ها را در آن درج شده است، تا زمانی که نرخ ویژه‌ای برای مسیر خاصی از طرف شرکت‌های کشتیرانی یا کرییرها اعلام شد، بلافاصله از بانک اطلاعاتی خود به شرکت‌های صادراتی فعال در آن مسیر اعلام آمادگی کنند و نرخ خود را ارائه دهند.

نکته ۲: نرخ اعلامی توسط خطوط کشتیرانی و و کرییرها به فورواردرها و نرخ اعلامی به مشتریان توسط فورواردرها به صورت تمامی هزینه‌های حمل محاسبه شده است، باید باشد. به این معنی که کلیه هزینه‌های حمل بار در آن لحاظ شده است، اما علاوه بر این نرخ اعلامی، هزینه‌های ثابتی مانند هزینه صدور بارنامه (و یا صدور تلکس ریلیز (Text release) ، کارمزد کار با ترمینال (Terminal Handling Charges) و هزینه حق توقف، هزینه اصلاحیه بارنامه، هزینه متمم و غیره به آن اضافه خواهد شد که حتی در اعلام نرخ‌های کتبی نیز لحاظ نمی‌شود. برخی از این هزینه‌ها مثل هزینه صدور بارنامه و یا صدور تکست ریلیز، تی‌اچ‌سی (THC) و هزینه حق توقف از روی تعرفه مربوطه که به شما ارائه خواهد شد، از طریق انجمن کشتیرانی و خدمات وابسته و یا سازمان بنادر و دریانوردی هر ساله برای اطلاع عموم اعلام می‌گردد.

مرحله 2

تماس مشتری با مسئولین فروش و بازاریاب‌ها جهت اطلاع از قیمت‌ها.

نکته: معمولا شرکت‌ها برای حمل محمولات خود از چند شرکت مختلف استعلام قیمت می‌کنند و بهتر است بازاریاب از نرخ مورد نظر مشتری مطلع شود (Freight Idea) تا بر اساس آن قیمت توانایی این را داشته باشد که با خط کشتیرانی چانه بزند و قیمت مناسب‌تری دریافت نماید.

مرحله 3

برای پیدا کردن بهترین نرخ با کمترین زمان ترانزیت و بهترین سرویس دهی کشتی از خطوط کشتیرانی مختلف و نیز بررسی برنامه حرکت کشتی‌ها و مسیر آن‌ها توسط مسئولین فروش شرکت‌های حمل و نقل بین المللی نیاز به پیگیری است.

نکته ۱: مسئولین فروش باید برای کلیه مسیرهای روتین و کالای معمولی به صورت هفتگی وضعیت بازار را بررسی کنند و همواره فایلی برای نرخ‌های آماده جهت ارائه سریع به مشتریان داشته باشند. اما برای مسیرهای خاص که محموله‌های کمی به آن طرف می‌روند، حمل به آن نقاط انجام می‌شود.

نکته ۲: جهت استعلام قیمت از خطوط کشتیرانی بهتر است به صورت مکتوب از طریق ایمیل درخواست قیمت ارسال گردد و پاسخ کشتیرانی نیز در ایمیل ذخیره گردد. فایل بندی و تهیه بانک اطلاعاتی مناسب و منظم بسیار در سرعت ارائه خدمات تاثیرگذار است.

نکته ۳: در صورتی که محموله مشتری آماده است، مسئولین فروش باید زمان ورود اولین و دومین کشتی به محل دریافت بار (ETA=Estimated Time of Arrival) و نیز زمانی که لیست کشتی بسته می‌شود را با خط کشتیرانی پیگیری و همراه نرخ به مشتری اعلام کنند.

مرحله 4

اعلام نرخ به مشتری توسط مسئولین فروش به عنوان (Freight Quotation) و درخواست تأیید نرخ از طرف مشتری (Freight rate Confirmation) بهتر است، به صورت مکتوب انجام گردد و در آن مدت اعتبار نرخ کرایه حمل به همراه ذکر مشخصات کالا و بسته بندی آن نیز ذکر گردد.) باید درخواست گردد مشتری نیز مکتوب نامه اعلام نرخ را تایید نموده و ارسال کند.

مرحله 5

پس از تایید نرخ توسط مشتری، ارسال درخواست رزرو کانتینر (Booking Request) از طریق ایمیل به خط کشتیرانی مورد نظر که این درخواست شامل موارد زیر است:

• تعداد و نوع کانتینر درخواستی
• نوع محموله
• نوع بسته بندی
• بندر مبدأ، بندر مقصد
• مقصد نهایی
• نرخ توافقی با خط
• محل پرداخت کرایه حمل

مرحله 6

اعلام یک شماره رزرو کانتینر (Booking No) توسط خط کشتیرانی در پاسخ به درخواست.

نکته: برخی شرکت‌های کشتیرانی برای بعضی مسیرها تعهدنامه‌هایی (LOI=Letter of indemnity) از صاحب کالا دریافت می‌کنند که معمولا زمان اعلام شماره بوکینگ در ایمیل خود ارسال می‌کنند.

مرحله 7

اعلام شماره رزرو به مشتری و نماینده او در محل قرار گیری (به صورت مکتوب و با ذکر کلیه شرایط و نرخ توافق) و ارسال تمامی تعهد نامه‌ها توسط مسئولین فروش.

مرحله 8

پیگیری بخش ترافیک با مشتری یا نماینده او جهت اطلاع از زمان تقریبی تحویل اسناد به دفتر کشتیرانی در محل تحویل بار.

مرحله 9

پیگیری (ETA) و زمان حرکت Cut Off Time)) و اعلام آن به مشتری جهت تحویل اسناد قبل از زمان بسته شدن لیست کشتی. به دلیل اینکه این زمان‌ها تقریبی است و امکان تغییر دارد معمولا چند بار چک می‌شوند.

مرحله 10

پس از تحویل اسناد به خط کشتیرانی توسط نماینده مشتری یا خود مشتری باید جهت دریافت دستور حمل (Shipping Order/Shipping Instruction) از مشتری پیگیری شود.

نکته: تا زمانی که دستور حمل به کشتیرانی ارسال نگردد، محموله در لیست انتظار کشتی‌ها قرار نمی‌گیرد و شیپینگ اوردر نیز باید قبل از حرکت به کشتیرانی ارسال و تاییدیه آن دریافت شود.

مرحله 11

پس از ارسال شیپینگ اوردر، باید با دفتر کشتیرانی هماهنگی انجام شود تا محموله در لیست اولین کشتی (First Arrived Vessel)  قرار گیرد و از کشتی جا نماند.

نکته: بنا به دلایلی مانند بارگیری همزمان دو محموله و یا نیاز به دیر رسیدن کالا به مقصد یا رسیدن محموله در زمانی خاص طبق نظر خریدار، ممکن است صاحب کالا درخواست نگهداری (Hold) بدهد تا محموله تا فعلا بارگیری نشود. در این صورت باید مالک کالا به صورت کتبی روی سربرگ با مهر و امضاء درخواست خود را ارسال کند و در آن مسئولیت کلیه هزینه‌های حق توقف کانتینر ناشی از نگهداشتن محموله را بر عهده بگیرد و سپس درخواست نگهداری به خط کشتیرانی داده می‌شود و زمانی که درخواست آزاد سازی (Un-hold) داده شد، مجددا از خط کشتیرانی درخواست می‌کنیم تا محموله بر روی اولین کشتی در دسترس بارگیری شود.

مرحله 12

پیگیری تلفنی با کشتیرانی برای دریافت پیش نویس بارنامه و اطلاع از نام کشتی‌ها و ای‌تی‌ای (ETA) کشتی جهت اطلاع نداشتن مشتری از وضعیت بار کارمندان بخش ترافیک در هر لحظه باید وضعیت محموله را بدانند و مشتری را مطلع سازد.

مرحله 13

دریافت پیش نویس بارنامه از خط و ارسال آن به مشتری و پیگیری جهت بررسی و تایید آن توسط.

نکته: ممکن است در این مرحله چندین مرتبه اصلاحات توسط مشتری اعلام شود که بخش ترافیک باید سریعا اصلاحات مربوطه را به خط کشتیرانی اطلاع دهد و جهت دریافت پیش نویس اصلاح شده اقدام نماید. این کار تا مرحله تایید توسط مشتری ادامه می‌یابد و بعد از آن به خط کشتیرانی تاییدیه ارسال می‌شود.

مرحله 14

پیگیری جهت دریافت بارنامه تاریخ دار که در آن قید شده باشد(Shipped On “Board Dated”) و نیز دریافت صورت حساب (Invoice) از کشتیرانی پس از حرکت کشتی و سپس صدور صورت حساب توسط بخش حسابداری شرکت و ارسال بارنامه تاریخ دار و صورت حساب به مشتری انجام می‌شود.

مرحله 15

تسویه صورت حساب خط کشتیرانی را شرکت و دریافت مبلغ صورت حساب از مشتری و دریافت اصل اورجینال بی‌ال (Original B/L) یا نامه تلکس ریلیز (Telex Release) از خط کشتیرانی، طبق درخواست مشتری و تحویل آن به شیپر صورت می‌گیرد.

بارنامه مانند سند مالکیت و سند قرارداد حمل رسید دریافت کالا است. همچنین سندی است که اگر زمانی به شما خسارتی وارد شد برای ادعای خسارت از بیمه می‌تواند به شما برای دریافت پول از بیمه کمک کند. بارنامه سند حمل کالا، سندی است که قابل انتقال به اشخاص دیگر بوده و مالک کالا را نشان می‌دهد. به همین دلیل از اهمیت بالایی برخوردار است. در ادامه مطلب شیپینگ اوردر چیست، انواع بارنامه را به شما معرفی می‌کنیم.

انواع بارنامه

در ادامه مطلب شیپینگ اوردر چیست به شما انواع بارنامه را معرفی می‌کنیم. انواع بارنامه‌ها به طور کلی به شرح زیر می‌باشند:

• بارنامه چارتر (Charter Party Bill Of Lading )
• راهنامه ریلی(Railway of Landing)
• بارنامه و گواهی رسید پستی (Courier and post Receipts of Certificate of posting )
• بارنامه حمل سراسری(Trough B/L)
• بارنامه دریایی (Ocean Bill of Lading)
• راهنامه دریایی (Non Negotiable Sea Waybill)
• بارنامه حمل مرکب فیاتا (F.B.L) (فدراسیون بین المللی اتحادیه‌های شرکت‌های فورواردری)
• راهنامه هوایی (Air way Bill)
• راهنامه زمینی یا جاده‌ای (CMR)

روش‌های ارسال بار

در ادامه مطلب شیپینگ اوردر چیست روش‌های ارسال بار را به شما می‌گوییم. ارسال بار به دو صورت مستقیم (Direct) و غیر مستقیم (Indirect) انجام می‌شود. زمانی که مسئول فروش جهت استعلام قیمت با شرکت‌های کشتیرانی تماس می‌گیرد، باید در خصوص مستقیم و یا غیر مستقیم بودن مسیر نیز سوال کند.

مزیت سرویس‌های مستقیم نسبت به غیر مستقیم در زمان ترانزیت کوتاه‌تر آن و همچنین تخلیه و بارگیری نشدن کالا در حین حمل و نقل است. زیرا این موضوع می‌تواند برای بعضی از کالاها مثل اقلام شکستنی یا فاسد شدنی دارای ریسک باشد. چون در ارسال غیرمستقیم معمولا ابتدا محموله با یک کشتی به یک محل حمل شده می‌رود و سپس در آنجا تخلیه می‌شود. به این بندر حمل و نقل (Port Transshipment) گفته می‌شود. سپس با یک کشتی دیگر از آنجا بارگیری شده و به بندر حمل و نقل دیگر و یا مقصد نهایی حمل می‌شود. ممکن است محموله مدت زمان زیادی در بندر بماند و کشتی برای حمل آن آماده نباشد یا ظرفیت کشتی کاملا پر باشد و جای خالی نداشته باشد. بدین ترتیب معمولا زمان ترانزیت سرویس غیرمستقیم، طولانی‌تر خواهد بود.

بنابراین مسئولین فروش باید پس از کسب اطلاعات لازم از خطوط کشتیرانی، این اطلاعات را نیز در اختیار فرستنده کالا قرار دهند تا اگر زمان ترانزیت برای آن‌ها از اولویت بالاتری نسبت به مبلغ کرایه حمل برخوردار بود (مثلا کالا نمایشگاهی باشد یا کالا مورد نیاز شدید خط تولید باشد) کوتاه‌ترین زمان حمل را از بین سرویس شرکت‌های کشتیرانی مورد نظر انتخاب نمایند.

سخن پایانی

در این مطلب از سایت شرکت ستاره آبی دریا  با موضوع شیپینگ اوردر چیست همراه شما بودیم و نکاتی را در این باره به شما گفتیم. همیشه قبل از اینکه برای روش ارسال و دریافت محصولات خود را انتخاب کنید، درباره آن کمی تحقیق کنید، زیرا باعث می‌شود، خیال شما بابت محصولاتتان راحت باشد. همچنین بارنامه بسیار در کار نقل و انتقالات مهم است، زیرا اگر به محصولات شما خسارتی وارد شود، می‌توانید به سادگی با مراجعه به بیمه و ارائه برگه بارنامه، قسمتی از خسارات خود را جبران کنید.