منبع‌یابی (Sourcing) نیاز کسب و کارها برای توسعه
هوانوردی، صنایع الکترونیکی، شیمی، پیمانکاری در زمینههای مختلف و …، فعالیت شرکت شما هرچه باشد، جستجوی تأمین کنندگان یا همان سورسینگ یک گام اساسی برای فعالیت بهتر و توسعه است. هدف از این کار مدیریت استراتژیک برای تأمین کالا و خدمات، همچنین کاهش هزینه کل مواد، محصولات و خدمات خریداری شده است. در ادامه بیشتر راجع به این مفهوم و اهمیت آن صحبت خواهیم کرد.
سورسینگ چیست و چه معنایی دارد؟
این مفهومی عمدتاً در بخش خصوصی یا برای شرکت‌های حمل و نقل بسیار بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد، فعالیتی است که شامل جستجو، مقایسه و ارزیابی چندین شریک بالقوه به منظور انتخاب مناسب‌ترین شرکا است. از شناسایی نیازها، تا امضای قرارداد تأمین، از طریق مذاکره و کنترل کیفیت محصول است.
تأمین منابع یک گام اساسی است که به شما امکان می‌دهد بهترین تأمین کنندگان را شرکت خود (از نظر کیفیت، قیمت و مهلت تولید) شناسایی کنید. این فرآیند در واقع به عنوان اولین قدم در زنجیره تامین کالا و خدمات به شمار می‌رود. تمرکز اصلی این فرآیند به روی رسیدن به توازن بین کیفیت محصولات، تأمین مقدار کافی از مواد اولیه مورد نیاز هر نوع کسب و کار و در نهایت مقرون‌به‌صرفه بودن هزینه تأمین آن‌هاست.
در یک نگاه کلی می‌توان گفت که سورسینگ به معنی یافتن تأمین‌کننده مناسب است تا کیفیت مواد اولیه مورد نظر شما را از راهی که قیمت مناسب داشته باشد و با بودجه مدنظر شما هماهنگ باشد، فراهم شود. البته باید گفت که ارسال محصول از تأمین کنندگان و شیوه حمل و نقل آن هم در رابطه با همین مفهوم مطرح می‌شود. برای آنکه اهداف تجاری شما محقق شود به این مفهوم نیاز خواهید داشت.
منبع‌یابی یا سورسینگ جهانی
یکی از سطوح مطرح برای منبع‌یابی، در سطح بین‌المللی و جهانی به شمار می‌رود. در منبع‌یابی جهانی، در واقع مرزهای بین کشورها در نظر گرفته نمی‌شود و یک مجموعه فارغ از این مرزها کالا و خدمات مورد نیاز خود را در سطح جهانی بررسی می‌کند. این امر به ویژه در اروپا و آسیا بسیار مشاهده می‌شود.
این کار باعث می‌شود تا شما بتوانید از بازارهای رقابتی دنیا برای تأمین منابع خود استفاده کنید. البته به دلیل نوع دسترسی به تأمین‌کننده و دوری مسافت باید دقت لازم را برای انتخاب به عمل آورد تا از ریسک این امر کاهش پیدا کند. امروزه بسیاری از کارخانه‌های چینی به طور مثال در زمینه الکترونیک و مواردی از این دست جز منابع بزرگ دنیا به شمار می‌روند که از اکثر نقاط دنیا خریداران این کشور را به عنوان Global Sourcing انتخاب می‌کنند. در نهایت نکته مهمی که در این رابطه باید به آن توجه داشته باشید این است که هزینه مرتبط با حمل و نقل در این شکل منبع‌یابی زیاد است و باید بهترین شکل را انتخاب کنید.
مراحل انجام فرآیند سورسینگ
فرآیند تأمین و استراتژی‌های مربوط به آن را می‌توان شامل موارد و مراحل زیر دانست:
- پیدا کردن منابعی درست و باکیفیت برای تأمین کالاها و خدمات مختلف
- انجام مذاکرات لازم برای قرارداد
- مشخص کردن شرایطی که برای پرداخت در نظر دارید
- انجام تحقیقات بازار
- ارزیابی‌کیفیت کالاها و خدمات
- مرحله برون‌سپاری و ارسال کالا برای شما
مشاغل می‌توانند از منبع یابی استفاده کنند تا فرآیندهای خرید خود را کوتاه‌تر و متمرکز بر قیمت کنند. در عوض یک طرح تأمین منابع می‌تواند به آنها اجازه دهد تا یک سیستم سازگار با آن و ارزش کلی کسب و کار در دراز مدت را توسعه دهند. این فرآیند با تجزیه و تحلیل نیازهای تجاری و هزینه‌های تاریخی و سپس تشریح یک برنامه استراتژیک و سپس انجام جمع آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل بازار که انتخاب لیست تهیه‌کنندگان را هدایت می‌کند، آغاز می‌شود. همچنین هنگامی که انتخاب و مذاکرات صورت گرفت، تأمین منابع استراتژیک شامل اندازه‌گیری عملکرد و بهبود روند به طور مداوم نیز می‌شود. تأمین منابع معمولاً توسط سازمانهای بزرگ با بسیاری از تأمین کنندگان انجام می‌شود که مایلند وظیفه خود را به یک متخصص واگذار کنند.
اهمیت سورسینگ برای کسب و کارها
یکی از دلایلی که باعث می‌شود فرآیند تأمین منابع دارای اهمیت زیادی باشد این است که اجازه می‌دهد مجموعه شما به زنجیره تأمین پایدار کالا و خدمات متصل باشد و در نهایت انبارهای مجموعه شما همیشه پر بوده و در نهایت بتوانید رضایت دائمی مشتری را جلب کنید. دیگر دلایلی که باعث اهمیت بیشتر این مفهوم می‌شود عبارتند از:
مدیریت هزینه
در واقع فرآیند سورسینگ نه تنها به نفع تأمین کنندگان است بلکه به نفع خریداران هم خواهد بود. زیرا خریداران می‌توانند برای پیدا کردن کمترین قیمت تحقیقات خود را انجام دهند و از سمت دیگر تأمین کنندگان برای جلب رضایت مشتری باید قیمت خود را پایین نگه دارند. این امر بازار را رقابتی‌تر می‌کند و در نهایت باعث مدیریت هزینه در یک مجموعه خواهد شد. در نهایت هم کالاها با قیمت مناسب‌تری به دست مصرف‌کنندگان نهایی خواهند رسید.
ثبات بیشتر
در واقع زمانی که طی فرآیند سورسینگ منابع مناسبی برای محصول مدنظر شما پیدا شود، خریدار به دنبال حفظ این زنجیره و تأمین‌کننده به دنبال از دست ندادن مشتری است که در نهایت به حفظ سلامت این زنجیره و ثبات منجر خواهد شد. ثبات در این زنجیره کیفیت و کارایی را تا حد زیادی بالا خواهد برد و مشکلات در این رابطه تا حد بسیار زیادی کاهش پیدا خواهد کرد.
مدیریت بهتر ریسک
انجام مذاکرات، عقد قرارداد و ایجاد اعتماد بین تأمین‌کننده و خریدار در فرآیند سورسینگ باعث می‌شود تا ریسک احتمالی در معاملات به کمترین میزان خود برسد. وقتی که هر دو طرف یعنی خریدار و تأمین کننده بدانند که رابطه مالی آنها به هم وابسته است باعث می‌شود صادقانه وارد مذاکره و معامله خواهند شد. به طور مثال طرفین می‌توانند در جریان مذاکرات راه حل برای منتقل کردن نقدینگی و نحوه ارسال کالا انجام می‌شود و این کار نگرانی‌ها و ریسک را از بین خواهد برد.
روش‌های مدیریت سورسینگ
اگر مسئولیت تأمین منابع و اتخاذ استراتژی‌های مناسب با آن بر عهده خود یک مجموعه است و برای برون‌سپاری آن اقدام نشده است، باید موارد زیر برای مدیریت بهتر این فرآیند را مدنظر داشت.
انتخاب کردن یک تأمین‌کننده
یکی از مهمترین نکاتی که طی فرآیند منبع یابی و به عنوان نقطه آغاز باید به آن توجه ویژه‌ای داشت، انتخاب تأمین‌کننده مناسب است. برای این کار باید ابتدا نیاز خود را مدنظر داشته باشید و بعد از آن به دنبال بهترین تأمین کننده بود. این تأمین کننده بهتر است در حیطه کاری خود دارای شهرت و تجربه مناسبی باشد تا متحمل ضرر نشوید.
همچنین بهتر است به مواردی چون: داشتن انعطاف در تغییر دادن زمان و حجم سفارش‌ها، گسترده بودن حیطه فعالیت برای ارائه خدمات یا محصولات برای پوشش نیازهای شما، امکان چانه‌زنی برای، اهمیت دادن به نظرات مشتریان، انتخاب بهترین روش حمل و نقل و تحویل سریع و درست سفارش‌ها. با در نظر گرفتن این نکات شما مطمئن خواهید شد بهترین تأمین‌کننده را از گزینه‌های موجود انتخاب کرده‌اید.
مذاکره برای یک معامله منصفانه
در طی فرآیند سورسینگ بعد از آنکه تأمین کننده مناسب را انتخاب کردید باید برای مذاکره اقدام کنید. این مذاکره برای دست یافتن به یک قیمت متعادل بین دو طرف و مشخص کردن زمان و تحویل کالاست. در واقع با این روش شما فرآِند تأمین منابع را با توجه به اصولی که توافق کرده‌اید به شیوه‌ای درست مدیریت خواهید کرد. در واقع جنگ اول به از صلح آخر است و شما تمام توافقات خود از جمله تخفیف، تحویل کالا و خدمات را در جلسات مذاکره انجام خواهید دارد.
مشخص کردن شرایط پرداخت و تحویل کالا
نکته مهم دیگری که برای مدیریت سورسینگ باید به آن توجه ویژه‌ای داشت در نظر گرفتن شرایط پرداخت مناسب برای دو طرف است. این امر چون به گردش نقدینگی ربط دارد باید مورد توافق طرفین باشد تا بهترین حالت رخ دهد.
نکته بعدی در مورد تحویل کالاست. به طور کلی تحویل کالا باید بر اساس زمانبندی انجام شود، انبار شما خالی نباشد و بتوانید مصرف کننده نهایی را راضی نگه دارید. به طور کلی دو نوع روش تحویل وجود دارد: تحویل مداوم و تحویل به موقع. تحویل مدام برای سفارشات کوچک و انبارهای کوچک خواهد بود. تحویل به موقع هم برای کسب و کارهای بزرگ است.
مشخص کردن روش‌های ارسال
نکته نهایی در رابطه با سورسینگ مشخص کردن روش‌های حمل و نقل کالا است. در این رابطه باید دو طرف روی شیوه مدنظر به توافق برسند. از آنجایی که در بسیاری از مشاغل ممکن است دارای تأمین کننده در سطح جهانی باشند و اینجاست که توافق روی روش ارسال دارای اهمیت بسیار زیادی است. نوع حمل و نقل از جمله حمل و نقل زمینی، حمل و نقل دریایی و هوایی را متناسب با نوع کالا یا مواد اولیه خود مشخص کنید تا بتوانید به بهترین صورت این امر را شکل دهید.
سخن پایانی
همانطور که در این مطلب از سایت ستاره آبی دریا دیدیم سورسینگ علاوه بر کاهش هزینه فعالیت‌های تجاری و اقتصادی به شما کمک خواهد کرد تا ثبات بیشتری را در کار خود تجربه کنید. با این وجود کار ساده‌ای نیست و اگر توان لازم برای این کار را در مجموعه خود ندارید بهتر است برای تعیین استراتژی‌های لازم برای آن و انجام بهترش، منبع‌یابی را برون‌سپاری کنید. در غیر این صورت به تمام نکاتی که برای مدیریت آن گفته شد، توجه ویژه داشته باشید.
